Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego (2016)

Co opisujemy?

Przypadek dotyczy przeprowadzonego przez nas w 2016 roku na zlecenie jednego z muzeów – Beneficjentów wsparcia UE - audytu zewnętrznego współfinansowanego projektu.

Jak wyglądały kolejne kroki realizacji?

  1. Rozmowa z zarządem, określenie osób odpowiedzialnych w zakresie zarządzania, księgowości i audytu wewnętrznego.
  2. Sprawdzenie formalnych zagadnień dot. dokumentacji - kompletność, opisy itd.
  3. Identyfikacja populacji dokumentów księgowych.
  4. Określenie wskaźników istotności, ufności, wiarygodności oraz dobór próby metodą MUS.
  5. Weryfikacja dokumentów z wytypowanej grupy, porównanie dat, kwot, kont księgowych, wpisów w ewidencji i dokumentów pochodnych.
  6. Podsumowanie weryfikacji, stworzenie wniosków, raportu z audytu i listy zaleceń pokontrolnych.

Co sprawdzaliśmy?

Zakres audytu objął m.in.:

  • Sprawdzenie zgodności z wytycznymi dot.: wprowadzania, opisywania i przechowywania dokumentacji, przeprowadzania postępowań, kompletność dokumentów, a także wdrożenia zaleceń pokontrolnych wystosowanych podczas wcześniejszych kontroli.
  • Kontrolę całości dokumentacji finansowej (m.in. faktury, polecenia zapłaty, polecenia księgowań, wpisy w ewidencji itp.) gromadzonej przez 4 lata realizacji inwestycji, szczególnie zgodność księgowania kwot i zgodności z definicją wydatku kwalifikowanego i wydatku rzeczywiście poniesionego. W momencie audytu cała dokumentacja liczyła 357 indywidualnych dokumentów księgowych.

Istotnym wyzwaniem audytowym był dobór wiarygodnej próby dokumentów księgowych.

Cała dokumentacja księgowa liczyła 357 indywidualnych dokumentów księgowych. Co jednak istotne, sprawdzanie samych faktur wymagało również weryfikacji korespondujących z nimi danych znajdujących się w pozostałej części dokumentacji, tj. m.in. przelewów, kwot zaksięgowanych czy też umów lub zamówień.

Tym samym całkowita populacja wyniosła przeszło 32 000 (!) indywidualnych danych. Dlaczego tak dużo? Zapraszamy do przeczytania szczegółowego opisu znajdującego się pod tabelką.

KLIKNIJ TUTAJ ŻEBY PRZEWINĄĆ STRONĘ DO OPISU

Axon Consulting sp. z o.o. - specjalistyczna firma doradcza.

W 2016 roku jako zespół z dziewięcioletnim doświadczeniem postrzegani byliśmy jako wiarygodny i skuteczny partner w zakresie pozyskiwania wsparcia finansowego na realizację przedsięwzięć inwestycyjnych oraz badawczo-rozwojowych, a także specjalistycznego doradztwa biznesowego i audytu.

Obszar naszej działalności obejmował głównie województwa śląskie i małopolskie, choć coraz częściej współpracowaliśmy z klientami z terenu całego kraju.

Ponieważ wygraliśmy publiczny przetarg realizowany przez instytucję zarządzającą.

Pomimo formalnie niedługiego okresu działania na rynku, nasze doświadczenie odzwierciedlało już przeszło 15 lat aktywnego działania na rynku doradztwa.

W trakcie poszukiwania nowych zleceń wzięliśmy udział w publicznym przetargu na wykonanie zewnętrznego audytu. Wymaganiami wzięcia udziału było m. in. udokumentowania doświadczenia w zakresie:

  • prowadzenia i rozliczania projektów dofinansowanych z danego działania,
  • praktycznej znajomości zasad kwalifikowalności wydatków w ramach Funduszu Spójności oraz Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
  • realizacji zadań audytu w jednostkach sektora finansów publicznych.

Szczegółowy opis problemu oraz jego rozwiązania.

Audyt księgowo-finansowy objął całość zebranej przez 4 lata realizacji projektu dokumentacji – populację 357 indywidualnych dokumentów księgowych. Każdy z nich zawierał dane i informacje, wymagające weryfikacji.

Tym samym populacja 357 faktur stanowiła podstawę, zwielokrotnioną o wymagające weryfikacji, indywidualne dane:

  1. Przedmiot faktury, cena netto, vat i brutto jednostkowa i faktury oraz termin płatności porównywane z danymi umownymi. Oznacza to zwiększenie dotychczasowej liczby informacji 8-krotnie.
  2. Przyjmując, że każda faktura oznacza przelew wychodzący lub przychodzący (w przypadku korekty), dotychczasowa liczba informacji zwiększy się 3-krotnie – o termin wykonania przelewu i jego kwotę.
  3. Następnie należy zweryfikować dane księgowe: kwoty zaksięgowane, numery kont księgowych, zastosowaną stawkę amortyzacji, wpisy w ewidencji środków trwałych lub ewidencji WNiP. Oznacza to kolejne 4-krotne zwiększenie liczby informacji.

Nawet sprawdzając jedynie najważniejsze rzeczy wymienione powyżej, weryfikacja jedynie 357 dokumentów oznacza sprawdzenie i porównanie (357 * 8 * 3 * 4) przeszło 34 200 danych.

Jak zmniejszyć populację, by nie stracić na wiarygodności? Metoda MUS.

Wyzwanie stanowiło dobranie próby dokumentacji w sposób zapewniający wiarygodność wyciągniętych wniosków.

Odpowiednią metodą, stosowaną w podobnych przypadkach jest opisana w dokumencie Komisji Europejskiej pn. EGESIF_16-0014-00 z dn. 20/01/2017 metoda doboru próby na podstawie jednostki monetarnej „MUS (monetary-unit sampling)”. W metodzie tej prawdopodobieństwo wyboru elementu do kontroli jest wprost proporcjonalne do jego wielkości wyrażonej w jednostkach, np. w złotówkach. Oznacza to prostą zależność – im większy element, tym większa szansa, że zostanie wybrany do kontroli. Wyboru tych elementów dokonuje się przy pomocy losowania składających się na nie jednostek. Zastosowanie tej metody jest szczególnie wskazane w kontrolach finansowych. Metodę zastosowano w następujący sposób:

  • obliczono wielkość interwału dzieląc wielkość populacji wyznaczoną w jednostce monetarnej przez wymaganą wielkość próby,
  • wylosowano punkt startowy,
  • dokonano wyboru próby do kontroli odmierzając na kumulacyjnie dodanych płatnościach wartość interwału,
  • do próby do kontroli włączono te elementy (np. transakcje), w ramach których wydatkowane były wybrane z populacji jednostki.

Punkt startowy został określony na poziomie 364.128,78 (z wykorzystaniem funkcji „LOS” programu Excell), a interwał próbkowania na poziomie 926.744,78 zł. Na podstawie numeracji dowodów księgowych przyjętych we wnioskach o płatność została określona wielkość populacji 55.604.686,99 zł – z której wylosowano dokumenty o łącznej wartości ok. 52,5% całości populacji równej 188 dokumentom (18 048 danym).

W 2016 roku nie dysponowaliśmy narzędziami, które w oparciu o metody Business Inteligence, pozwoliłyby na:

  • pobranie danych z systemu ERP,
  • stworzenie relacyjnych baz danych łączących dokumenty,
  • porównanie pożądanych danych wymienionych powyżej prostym warunkiem „jeżeli równe”.

Znacząco przyspieszyłoby to proces i zapewniło dużą wiarygodność porównania. Niemożliwym było również dalsze zmniejszanie próby – zgodnie z wytycznymi audytu oraz przepisami skarbowymi, zejście poniżej ustalonych progów (istotności, ufności, wiarygodności) jest równorzędne ze stwierdzeniem, że wykonany audyt jest nieważny i należy przeprowadzić całość procedury ponownie, zgodnie z wytycznymi Instytucji zlecającej.

Wynikiem audytu było sformułowanie pozytywnej oceny placówki i poprawności danych. Pomimo wytypowania tak dużej próby dokumentów, nie stwierdzono nieprawidłowości, błędnych sposobów księgowania, czy innych wyników wymagających dodatkowej analizy.

  • MUS (monetary-unit sampling) – metoda używana jest do doboru próby w przypadkach testów poprawności rzeczowej lub wyszukiwania nieprawidłowości dokumentów, dla populacji cechującej się wysoką zmiennością oraz, gdy wartości księgowe oraz zmienność wykazują dodatnią korelację (jednostki o wyższych wartościach, będą wykazywały większe błędy). Zapewnia duży poziom wykrywalności i prawdopodobieństwa, że wszystkie ważne dokumenty w populacji zostaną dołączone do grupy testowej.
  • Próg istotności (istotność) – określa granicę tolerancji dla błędów i nieprawidłowości stwierdzonych podczas badania próby. Zakłada się, że próg istotności wyznacza maksymalny dopuszczalny błąd, tj. błąd który audytor gotów jest zaakceptować i móc przy tym stwierdzić, że cel audytu został zrealizowany. Próg istotności ustala audytor na podstawie profesjonalnego osądu – w analizowanym przypadku przyjęto 5% próg istotności.
  • Poziom ufności – jest to zaufanie audytora do zgodności wyniku próbkowania z rzeczywistym poziomem błędu w całej populacji – na potrzeby audytowanego projektu przyjęto 95% poziom ufności.
  • Współczynnik wiarygodności – czyli wyliczony w oparciu o rachunek prawdopodobieństwa współczynnik odpowiadający określonej wartości poziomu ufności – równy w audytowanym projekcie 3,0. (przy niskim poziomie ryzyka nieodłącznego).
  • Precyzja – to przedział, w którym wynik próbkowania będzie się zawierał z prawdopodobieństwem określonym przez poziom ufności. Na potrzebę badania przyjęto 5% poziom precyzji.